Premiers pas avec l’application d’accueil

Préparez l’utilisation de l’application mobile d’accueil. Le personnel sur place l’utilise pour scanner les codes QR, consulter les informations sur les invités, suivre les créneaux de travail et échanger par chat d’équipe ou individuel.

Module: entrance_app
À partir du plan: Tous les plans
Rôle: Organisation de l’événement et personnel sur place
Durée: Environ 10 minutes

Prérequis

Un espace de travail avec un forfait Pro ou supérieur.
Un événement déjà créé.
Un appareil mobile et des modalités d’accès à l’application d’accueil définies avec l’organisation de l’événement.

Étape par étape

1
Dans la vue d’ensemble du forfait, vérifiez que votre espace de travail dispose du forfait Pro ou supérieur. L’application d’accueil est disponible à partir du forfait Pro. Si vous ne pouvez pas consulter cette vue, adressez-vous à l’administrateur de votre espace de travail.
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2
Dans la liste des événements, recherchez celui dont vous préparez l’accueil et ouvrez-le.
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3
Dans les détails de l’événement, vérifiez que vous avez ouvert le bon événement. Utilisez les informations renseignées comme base pour la réunion de préparation avec l’équipe sur place.
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4
Lors d’une réunion de préparation, précisez qui travaillera sur place, quels créneaux sont prévus et qui contacter en cas de problème d’accès. Faites-vous également expliquer les modalités d’accès prévues à l’application d’accueil.
5
Définissez avec l’équipe le déroulement de l’accueil : le scanner QR pour les entrées, les informations sur les invités pour répondre aux questions et les créneaux de travail pour connaître les affectations. Précisez quels échanges doivent avoir lieu dans le chat d’équipe et quand utiliser un chat individuel.

Exemple

Pour un événement de Muster GmbH, l’organisation prépare l’équipe sur place. Une personne se charge de scanner les codes QR, tandis qu’une autre répond aux questions concernant les invités. La coordination générale se fait dans le chat d’équipe et les questions individuelles dans le chat individuel.

Résultat

Les conditions organisationnelles ont été vérifiées. L’équipe connaît l’événement concerné, les créneaux prévus et l’utilisation convenue des fonctionnalités de l’application.

Erreurs fréquentes

L’application d’accueil n’est pas disponible dans l’espace de travail.

Cause: L’espace de travail ne dispose peut-être pas d’un forfait Pro ou supérieur.

Solution: Vérifiez le forfait avec l’administrateur de votre espace de travail. L’application d’accueil est disponible à partir du forfait Pro.

Le personnel sur place ne sait pas comment accéder à l’application.

Cause: Les modalités d’accès n’ont pas encore été précisées avec l’organisation de l’événement.

Solution: Clarifiez l’accès avec la personne responsable avant votre prise de poste. N’attendez pas le début de l’accueil.

Conseils

Prévoyez la réunion de préparation avant le début de l’accueil.
Attribuez clairement les responsabilités pour le scan des codes QR et les questions concernant les invités.
Dans le chat, partagez uniquement les informations sur les invités nécessaires à la tâche concernée.

Questions fréquentes

À partir de quel forfait l’application d’accueil est-elle disponible ?

L’application d’accueil est disponible à partir du forfait Pro.

Quelle est la différence entre l’application d’accueil et le module de check-in ?

Le module de check-in permet de gérer les entrées à l’aide d’une liste ou d’un code QR. L’application d’accueil est destinée au personnel mobile sur place et comprend un scanner QR, les informations sur les invités, les créneaux de travail ainsi que le chat d’équipe et individuel.

Comment obtenir l’accès à l’application d’accueil ?

Adressez-vous à l’organisation de votre événement ou à l’administrateur de votre espace de travail pour connaître les modalités d’accès prévues pour votre mission.