Erste Schritte mit Einlass-App

Bereiten Sie den Einsatz der mobilen Einlass-App vor. Vor-Ort-Personal nutzt sie für QR-Scans, Gäste-Auskunft, Schichten sowie Team- und 1:1-Chat.

Modul: entrance_app
Ab Plan: Alle Pläne
Rolle: Eventorganisation und Vor-Ort-Personal
Dauer: ca. 10 Minuten

Voraussetzungen

Ein Workspace mit einem Tarif ab Pro.
Ein angelegtes Event.
Ein Mobilgerät und ein mit der Eventorganisation geklärter Zugang zur Einlass-App.

Schritt für Schritt

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Prüfen Sie in der Tarifübersicht, ob Ihr Workspace einen Tarif ab Pro nutzt. Die Einlass-App ist ab Pro verfügbar. Falls Sie keinen Zugriff auf die Tarifübersicht haben, fragen Sie Ihren Workspace-Admin.
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Suchen Sie in der Eventliste das Event, für das Sie den Einlass vorbereiten, und öffnen Sie es.
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Prüfen Sie in den Eventdetails, ob Sie das richtige Event geöffnet haben. Nutzen Sie die hinterlegten Angaben als Grundlage für die Einsatzbesprechung mit dem Vor-Ort-Team.
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Klären Sie in einer Einsatzbesprechung, wer vor Ort arbeitet, welche Schichten vorgesehen sind und an wen sich das Personal bei Zugangsproblemen wenden soll. Lassen Sie sich dabei auch den vorgesehenen Zugang zur Einlass-App erläutern.
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Vereinbaren Sie im Team den Ablauf am Einlass: QR-Scanner für den Einlass, Gäste-Auskunft für Rückfragen und Schichten zur Orientierung im Einsatz. Legen Sie fest, welche Absprachen in den Team-Chat gehören und wann ein 1:1-Chat sinnvoll ist.

Beispiel

Für ein Event der Muster GmbH bereitet die Eventorganisation das Vor-Ort-Team vor. Eine Person übernimmt die QR-Scans, eine weitere klärt Gästefragen. Allgemeine Absprachen erfolgen im Team-Chat, individuelle Rückfragen im 1:1-Chat.

Ergebnis

Die organisatorischen Voraussetzungen sind geprüft. Das Team kennt das richtige Event, die vorgesehenen Schichten und den vereinbarten Einsatz der App-Funktionen.

Häufige Fehler

Die Einlass-App steht im Workspace nicht zur Verfügung.

Ursache: Möglicherweise nutzt der Workspace keinen Tarif ab Pro.

Lösung: Prüfen Sie den Tarif gemeinsam mit Ihrem Workspace-Admin. Die Einlass-App ist ab Pro verfügbar.

Vor-Ort-Personal weiss nicht, wie es auf die App zugreifen soll.

Ursache: Der vorgesehene Zugang wurde noch nicht mit der Eventorganisation geklärt.

Lösung: Klären Sie den Zugang vor dem Einsatz mit der zuständigen Person. Warten Sie damit nicht bis zum Beginn des Einlasses.

Tipps

Planen Sie die Einsatzbesprechung vor Beginn des Einlasses ein.
Vereinbaren Sie klare Zuständigkeiten für QR-Scans und Gästefragen.
Teilen Sie im Chat nur die Gästeinformationen, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

Häufige Fragen

Ab welchem Tarif ist die Einlass-App verfügbar?

Die Einlass-App ist ab dem Tarif Pro verfügbar.

Was unterscheidet die Einlass-App vom Check-in-Modul?

Das Check-in-Modul dient dem Einlass per Liste oder QR-Code. Die Einlass-App richtet sich an mobiles Vor-Ort-Personal und umfasst QR-Scanner, Gäste-Auskunft, Schichten sowie Team- und 1:1-Chat.

Wie erhalte ich Zugang zur Einlass-App?

Klären Sie den für Ihren Einsatz vorgesehenen Zugang mit Ihrer Eventorganisation oder Ihrem Workspace-Admin.