Premiers pas avec le Centre de gestion des urgences

Préparez l’utilisation du Centre de gestion des urgences : vérifiez votre offre, répartissez les responsabilités et définissez une procédure pour les alertes, les demandes de précisions et les incidents majeurs.

Module: control_room
À partir du plan: Tous les plans
Rôle: Responsable de la coordination des interventions, avec un administrateur de l’espace de travail si nécessaire
Durée: Environ 10 minutes

Prérequis

Un espace de travail disposant de l’offre Pro ou d’une offre supérieure.
Un événement déjà créé.
Des procédures de sécurité et d’urgence convenues pour votre événement.

Étape par étape

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Vérifiez dans la vue d’ensemble de l’offre que votre espace de travail dispose de Pro ou d’une offre supérieure. Le Centre de gestion des urgences est disponible à partir de Pro. Pour toute question sur l’offre, contactez votre administrateur de l’espace de travail.
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Consultez la liste des membres pour identifier les personnes qui font déjà partie de l’espace de travail. Appuyez-vous sur cette liste pour convenir des personnes responsables de la coordination des interventions.
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Dans la liste des événements, recherchez celui pour lequel vous préparez les interventions, puis ouvrez sa fiche détaillée.
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Vérifiez les informations de l’événement dans la fiche détaillée. Assurez-vous que votre préparation opérationnelle concerne le bon événement.
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Discutez de la procédure avec votre équipe : qui examinera les alertes, enverra des messages aux personnes à l’origine des signalements et demandera des précisions ? Qui coordonnera les incidents majeurs à l’aide de leur numéro de dossier et consultera le dossier d’incident ? Définissez également qui tiendra à jour le planning des effectifs. Respectez vos procédures de sécurité et d’urgence existantes.

Exemple

Pour un événement de Muster GmbH, l’équipe convient qu’une personne examinera les alertes et demandera des précisions aux personnes à l’origine des signalements. Une deuxième personne coordonnera les incidents majeurs à l’aide du numéro de dossier et consultera le dossier d’incident. Le responsable de la coordination des interventions sera chargé du planning des effectifs. Avant le début de l’événement, l’équipe examine cette répartition à partir d’un cas fictif.

Résultat

Les bases organisationnelles sont établies : l’offre et l’événement ont été vérifiés, les responsabilités et la procédure de traitement ont été définies. La préparation est terminée, mais pas la configuration dans le Centre de gestion des urgences.

Erreurs fréquentes

Le Centre de gestion des urgences n’est pas disponible.

Cause: L’espace de travail utilise peut-être une offre inférieure à Pro.

Solution: Vérifiez l’offre avec votre administrateur de l’espace de travail. Si vous disposez déjà de Pro ou d’une offre supérieure, demandez au support de clarifier la disponibilité.

La personne chargée de traiter une alerte n’est pas clairement identifiée.

Cause: Les responsabilités et les remplacements n’ont pas été définis clairement.

Solution: Avant le début des opérations, définissez qui examinera les alertes, communiquera avec les personnes à l’origine des signalements et coordonnera les incidents majeurs. Précisez également qui sera responsable du planning des effectifs.

Conseils

Examinez un cas fictif avec votre équipe avant d’utiliser le Centre de gestion des urgences pendant un événement.
Utilisez le numéro de dossier lors des échanges sur un incident majeur afin que toutes les personnes parlent du même cas.
Respectez vos procédures d’urgence existantes. Ne retardez pas un appel nécessaire aux services de secours pour traiter un dossier dans le logiciel.

Questions fréquentes

À partir de quelle offre le Centre de gestion des urgences est-il disponible ?

Le Centre de gestion des urgences est disponible à partir de Pro.

Quelles tâches le Centre de gestion des urgences prend-il en charge ?

Il prend en charge les alertes, les incidents majeurs avec numéros de dossier, les messages aux personnes à l’origine des signalements, les demandes de précisions, le planning des effectifs et le dossier d’incident.

Tout est-il configuré après ces étapes ?

Non. Ces étapes établissent les prérequis organisationnels et la procédure prévue. Le traitement des alertes et l’utilisation du planning des effectifs et des dossiers d’incident se font dans le Centre de gestion des urgences.