Erste Schritte mit Notfall-Zentrale

Bereiten Sie den Einsatz der Notfall-Zentrale vor: Prüfen Sie den Tarif, stimmen Sie Zuständigkeiten ab und vereinbaren Sie einen Ablauf für Alarme, Rückfragen und Großlagen.

Modul: control_room
Ab Plan: Alle Pläne
Rolle: Einsatzkoordination, bei Bedarf mit Workspace-Admin
Dauer: ca. 10 Minuten

Voraussetzungen

Ein Workspace mit einem Tarif ab Pro.
Eine bereits angelegte Veranstaltung.
Abgestimmte Sicherheits- und Notfallabläufe für Ihre Veranstaltung.

Schritt für Schritt

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Prüfen Sie in der Tarifübersicht, ob Ihr Workspace einen Tarif ab Pro nutzt. Die Notfall-Zentrale ist ab Pro verfügbar. Ziehen Sie bei Fragen zum Tarif Ihren Workspace-Admin hinzu.
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Prüfen Sie in der Mitgliederübersicht, welche Personen bereits zum Workspace gehören. Nutzen Sie diese Übersicht als Grundlage, um die zuständigen Personen für die Einsatzkoordination abzustimmen.
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Suchen Sie in der Veranstaltungsliste die Veranstaltung, für die Sie den Einsatz vorbereiten, und öffnen Sie deren Detailansicht.
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Prüfen Sie die Veranstaltungsangaben in der Detailansicht. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Einsatzplanung auf die richtige Veranstaltung bezieht.
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Besprechen Sie den Ablauf mit Ihrem Team: Wer sichtet Alarme, sendet Nachrichten an Melder und stellt Rückfragen? Wer koordiniert Großlagen anhand ihrer Fallnummer und nutzt die Fallakte? Legen Sie außerdem fest, wer den Besetzungsplan pflegt. Orientieren Sie sich dabei an Ihren bestehenden Sicherheits- und Notfallabläufen.

Beispiel

Für eine Veranstaltung der Muster GmbH vereinbart das Team: Eine Person sichtet Alarme und übernimmt Rückfragen an Melder. Eine zweite Person koordiniert Großlagen anhand der Fallnummer und nutzt die Fallakte. Die Einsatzkoordination ist für den Besetzungsplan zuständig. Das Team bespricht diese Aufteilung vor Veranstaltungsbeginn anhand eines fiktiven Falls.

Ergebnis

Die organisatorischen Grundlagen sind geklärt: Tarif und Veranstaltung sind geprüft, Zuständigkeiten und Bearbeitungsablauf sind abgestimmt. Damit ist die Vorbereitung abgeschlossen, nicht die Einrichtung innerhalb der Notfall-Zentrale.

Häufige Fehler

Die Notfall-Zentrale ist nicht verfügbar.

Ursache: Der Workspace nutzt möglicherweise einen Tarif unter Pro.

Lösung: Prüfen Sie den Tarif gemeinsam mit Ihrem Workspace-Admin. Ist bereits ein Tarif ab Pro vorhanden, lassen Sie die Verfügbarkeit durch den Support klären.

Es ist unklar, wer einen Alarm bearbeitet.

Ursache: Zuständigkeiten und Vertretungen wurden nicht eindeutig abgestimmt.

Lösung: Legen Sie vor dem Einsatz fest, wer Alarme sichtet, mit Meldern kommuniziert und Großlagen koordiniert. Klären Sie auch die Verantwortung für den Besetzungsplan.

Tipps

Besprechen Sie einen fiktiven Fall im Team, bevor Sie die Notfall-Zentrale im laufenden Veranstaltungsbetrieb nutzen.
Verwenden Sie bei der Abstimmung zu einer Großlage die Fallnummer, damit alle Beteiligten denselben Fall meinen.
Halten Sie Ihre bestehenden Notfallwege ein. Verzögern Sie einen erforderlichen Notruf nicht zugunsten der Bearbeitung in der Software.

Häufige Fragen

Ab welchem Tarif ist die Notfall-Zentrale verfügbar?

Die Notfall-Zentrale ist ab Pro verfügbar.

Welche Aufgaben unterstützt die Notfall-Zentrale?

Sie unterstützt Alarme, Großlagen mit Fallnummern, Nachrichten an Melder, Rückfragen, den Besetzungsplan und die Fallakte.

Ist nach diesen Schritten bereits alles eingerichtet?

Nein. Diese Schritte klären die organisatorischen Voraussetzungen und den vorgesehenen Ablauf. Die konkrete Arbeit mit Alarmen, Besetzungsplan und Fallakte erfolgt in der Notfall-Zentrale.