Premiers pas avec le check-in

Enregistrez les arrivées sur place à partir de la liste des invités ou par QR code. Préparez le check-in et enregistrez vos premiers invités.

Module: Check-in
À partir du plan: Tous les plans
Rôle: Équipe d’accueil ayant accès à l’événement
Durée: env. 5 minutes

Prérequis

Vous avez accès à l’événement concerné.
Les invités ont déjà été ajoutés à l’événement.
Pour le check-in par QR code, vous avez besoin du QR code correspondant de l’invité et d’un appareil permettant de le scanner.

Étape par étape

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Ouvrez la liste des événements et sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez gérer les entrées.
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1. 1Ouvrir l'aperçu de l'événement
2. 2Sélectionner l'événement
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Ouvrez le check-in dans l’événement sélectionné. Avant le début de l’accueil, vérifiez que vous utilisez la bonne liste d’invités.
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1. 1Ouvrir l'enregistrement
2. 2Vérifier l'événement sélectionné
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Pour l’accueil à partir de la liste : trouvez l’invité qui arrive, vérifiez son nom et effectuez le check-in pour l’entrée correspondante.
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1. 1Rechercher un invité
2. 2Comparer les noms
3. 3Enregistrer
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Comme alternative à l’accueil à partir de la liste : utilisez le check-in par QR code et scannez le code de l’invité qui arrive. Vérifiez le retour affiché à l’écran avant de poursuivre.
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Après le check-in, vérifiez que l’arrivée de l’invité est bien enregistrée. Passez ensuite à l’invité suivant. N’utilisez pas également l’autre méthode pour la même arrivée.
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Exemple

Alex Beispiel arrive à une réception organisée par Muster GmbH. L’équipe d’accueil trouve son nom dans la liste des invités, effectue le check-in et vérifie l’entrée. L’invité suivant présente un QR code et son arrivée est enregistrée par cette méthode.

Résultat

Les invités arrivés sur place sont enregistrés comme ayant effectué leur check-in pour l’événement.

Erreurs fréquentes

Un invité est introuvable dans la liste.

Cause: Vous avez peut-être ouvert le mauvais événement, ou l’invité a été ajouté sous un autre nom.

Solution: Vérifiez l’événement et confirmez le nom avec l’invité. Si aucune entrée ne correspond, contactez l’équipe organisatrice pour clarifier la situation.

Un QR code ne peut pas être lu.

Cause: Le code est peut-être flou, masqué ou difficile à lire.

Solution: Demandez à l’invité d’afficher le code en entier et de manière lisible, puis réessayez. Si nécessaire, utilisez le check-in à partir de la liste après avoir vérifié l’entrée correspondante.

Conseils

Ouvrez le bon événement avant le début de l’accueil.
En cas de noms identiques ou similaires, comparez les informations disponibles avant d’effectuer le check-in.
Convenez avec l’équipe d’accueil de la manière de clarifier les cas incertains avec l’équipe organisatrice.

Questions fréquentes

Chaque invité a-t-il besoin d’un QR code ?

Non. Le check-in peut également être effectué à partir de la liste des invités.

Dois-je effectuer le check-in d’un invité à la fois par la liste et par QR code ?

Non. Les deux méthodes sont des alternatives. Après avoir utilisé la méthode choisie, vérifiez que le check-in a bien été enregistré.

Que faire si un invité apparaît comme ayant déjà effectué son check-in ?

Vérifiez que vous consultez la bonne entrée. Clarifiez tout statut incertain avec l’équipe d’accueil avant d’effectuer d’autres actions.