Erste Schritte mit Check-in

Erfassen Sie den Einlass vor Ort über die Gästeliste oder per QR-Code. So bereiten Sie den Check-in vor und checken die ersten Gäste ein.

Modul: Check-in
Ab Plan: Alle Pläne
Rolle: Einlassteam mit Zugriff auf das Event
Dauer: ca. 5 Minuten

Voraussetzungen

Sie haben Zugriff auf das gewünschte Event.
Die Gäste sind bereits im Event erfasst.
Für den Check-in per QR-Code benötigen Sie einen passenden QR-Code des Gastes und ein Gerät, mit dem Sie ihn scannen können.

Schritt für Schritt

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Öffnen Sie die Eventübersicht und wählen Sie das Event aus, für das Sie den Einlass durchführen möchten.
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1. 1Eventübersicht öffnen
2. 2Event auswählen
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Öffnen Sie im ausgewählten Event den Check-in. Prüfen Sie vor Beginn des Einlasses, ob Sie mit der richtigen Gästeliste arbeiten.
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1. 1Check-in öffnen
2. 2Ausgewähltes Event prüfen
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Für den Einlass per Liste: Finden Sie den ankommenden Gast in der Liste, gleichen Sie den Namen ab und führen Sie den Check-in für diesen Eintrag aus.
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1. 1Gast suchen
2. 2Namen abgleichen
3. 3Check-in
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Alternativ zum Einlass per Liste: Nutzen Sie den QR-Code-Check-in und scannen Sie den QR-Code des ankommenden Gastes. Prüfen Sie die angezeigte Rückmeldung, bevor Sie fortfahren.
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Prüfen Sie nach dem Check-in, ob der Gast als eingecheckt erfasst ist. Fahren Sie erst dann mit dem nächsten Gast fort. Verwenden Sie für denselben Einlass nicht zusätzlich die andere Methode.
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Beispiel

Beim Empfang der Muster GmbH kommt Alex Beispiel an. Das Einlassteam findet den Namen in der Gästeliste, führt den Check-in aus und prüft den Eintrag. Der nächste Gast zeigt einen QR-Code vor und wird stattdessen darüber eingecheckt.

Ergebnis

Die angekommenen Gäste sind im Event als eingecheckt erfasst.

Häufige Fehler

Ein Gast ist in der Liste nicht zu finden.

Ursache: Möglicherweise ist das falsche Event geöffnet oder der Gast wurde unter einem anderen Namen erfasst.

Lösung: Prüfen Sie das Event und gleichen Sie den Namen mit dem Gast ab. Falls weiterhin kein passender Eintrag vorhanden ist, klären Sie dies mit der Eventorganisation.

Ein QR-Code lässt sich nicht lesen.

Ursache: Der Code ist möglicherweise unscharf, verdeckt oder schlecht lesbar.

Lösung: Lassen Sie den Code vollständig und gut lesbar anzeigen und versuchen Sie es erneut. Nutzen Sie bei Bedarf den Check-in per Liste, nachdem Sie den passenden Gasteintrag geprüft haben.

Tipps

Öffnen Sie das richtige Event bereits vor Beginn des Einlasses.
Gleichen Sie bei gleichen oder ähnlichen Namen die verfügbaren Angaben ab, bevor Sie einen Gast einchecken.
Stimmen Sie im Einlassteam ab, wie unklare Fälle mit der Eventorganisation geklärt werden.

Häufige Fragen

Benötigt jeder Gast einen QR-Code?

Nein. Der Check-in ist auch über die Gästeliste möglich.

Muss ich einen Gast per Liste und per QR-Code einchecken?

Nein. Die beiden Methoden sind Alternativen. Prüfen Sie nach der gewählten Methode, ob der Check-in erfasst wurde.

Was mache ich, wenn ein Gast bereits als eingecheckt angezeigt wird?

Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Gasteintrag vor sich haben. Klären Sie einen unklaren Status mit dem Einlassteam, bevor Sie weitere Aktionen durchführen.