Premiers pas avec la gestion des invités et les RSVP

Créez une liste d’invités, envoyez des invitations et suivez les réponses positives et négatives pour votre événement.

Module: Gestion des invités & RSVP
À partir du plan: Tous les plans
Rôle: Responsable événementiel
Durée: Environ 10 à 15 minutes, hors délai d’attente des réponses

Prérequis

Vous avez accès à l’événement concerné et disposez des autorisations nécessaires pour gérer les invités et envoyer des invitations.
Vous disposez des coordonnées des invités, notamment des adresses e-mail pour l’envoi des invitations.

Étape par étape

1
Ouvrez l’événement concerné et accédez à la gestion des invités.
2
Ajoutez des invités à la liste ou utilisez l’import pour reprendre une liste existante. Respectez les exigences indiquées lors de l’import.
3
Vérifiez la liste des invités avant l’envoi. Contrôlez en particulier les noms et les adresses e-mail, puis supprimez les doublons.
4
Préparez l’invitation. Vérifiez que l’objet de l’événement, la date, le lieu et la demande de réponse sont clairement présentés.
5
Vérifiez quels invités doivent recevoir l’invitation, puis envoyez les invitations via Mattzen.
6
Revenez dans la gestion des invités après les premières réponses. Consultez les réponses positives et négatives et utilisez ces informations pour poursuivre la préparation de votre événement.

Exemple

Vous organisez une réception pour Muster GmbH. Ajoutez un invité de démonstration avec l’adresse invite@example.com, vérifiez ses coordonnées et envoyez l’invitation. Dès qu’une réponse est reçue, consultez son acceptation ou son refus dans la gestion des invités.

Résultat

Votre liste d’invités est prête et les invitations sont envoyées. Les réponses reçues sont à votre disposition pour poursuivre la préparation de l’événement.

Erreurs fréquentes

La liste des invités ne peut pas être importée.

Cause: Le fichier ou son contenu ne respecte peut-être pas les exigences de l’import.

Solution: Comparez votre fichier aux exigences indiquées lors de l’import. Corrigez les données concernées et vérifiez si des entrées ont déjà été importées avant de réessayer.

Un invité indique ne pas avoir reçu d’invitation.

Cause: L’adresse e-mail est peut-être incorrecte, l’invité n’a peut-être pas été inclus dans l’envoi ou le message se trouve dans son dossier de courrier indésirable.

Solution: Vérifiez l’adresse e-mail et assurez-vous que l’invité a bien été inclus dans l’envoi. Demandez-lui de consulter également son dossier de courrier indésirable avant de renvoyer l’invitation.

Conseils

Vérifiez l’absence de doublons dans votre liste avant l’envoi afin d’éviter les invitations multiples.
Indiquez une date limite de réponse claire dans l’invitation pour pouvoir finaliser vos préparatifs à temps.

Questions fréquentes

Puis-je reprendre une liste d’invités existante ?

Oui. La gestion des invités permet d’importer des listes. Consultez les exigences applicables à votre fichier lors de l’import.

Que signifie RSVP ?

RSVP signifie « Répondez s’il vous plaît ». Dans la gestion des invités, il s’agit d’accepter ou de décliner une invitation.

Où puis-je voir qui a accepté ou décliné l’invitation ?

Consultez les réponses positives et négatives dans la gestion des invités de l’événement concerné.