Erste Schritte mit Gästemanagement & RSVP

Erstellen Sie eine Gästeliste, versenden Sie Einladungen und behalten Sie Zu- und Absagen für Ihr Event im Blick.

Modul: Gästemanagement & RSVP
Ab Plan: Alle Pläne
Rolle: Event-Verantwortliche
Dauer: ca. 10–15 Minuten, ohne Wartezeit auf Rückmeldungen

Voraussetzungen

Sie haben Zugriff auf das gewünschte Event und dürfen Gäste verwalten sowie Einladungen versenden.
Die Gästedaten liegen vor, einschliesslich der E-Mail-Adressen für den Einladungsversand.

Schritt für Schritt

1
Öffnen Sie das gewünschte Event und wechseln Sie zum Gästemanagement.
2
Legen Sie Gäste in der Gästeliste an oder nutzen Sie den Import für eine vorhandene Liste. Beachten Sie beim Import die dort angegebenen Anforderungen.
3
Prüfen Sie die Gästeliste vor dem Versand. Kontrollieren Sie insbesondere Namen und E-Mail-Adressen und bereinigen Sie doppelte Einträge.
4
Bereiten Sie die Einladung vor. Prüfen Sie, ob Anlass, Datum, Ort und die Bitte um Rückmeldung verständlich beschrieben sind.
5
Prüfen Sie, welche Gäste die Einladung erhalten sollen, und versenden Sie die Einladungen über Mattzen.
6
Öffnen Sie nach den ersten Rückmeldungen erneut das Gästemanagement. Prüfen Sie die Zu- und Absagen und nutzen Sie den aktuellen Stand für Ihre weitere Eventplanung.

Beispiel

Sie organisieren einen Empfang für die Muster GmbH. Sie legen einen Demo-Gast mit der Adresse gast@example.com an, prüfen die Angaben und versenden die Einladung. Sobald eine Rückmeldung vorliegt, prüfen Sie die Zu- oder Absage im Gästemanagement.

Ergebnis

Ihre Gästeliste ist vorbereitet und die Einladungen sind versendet. Eingegangene Zu- und Absagen stehen Ihnen für die weitere Planung zur Verfügung.

Häufige Fehler

Die Gästeliste lässt sich nicht importieren.

Ursache: Die Datei oder ihre Inhalte entsprechen möglicherweise nicht den Anforderungen des Imports.

Lösung: Vergleichen Sie Ihre Datei mit den beim Import angegebenen Anforderungen. Korrigieren Sie die betroffenen Daten und prüfen Sie vor einem erneuten Import, ob bereits Einträge übernommen wurden.

Ein Gast meldet, keine Einladung erhalten zu haben.

Ursache: Möglicherweise ist die E-Mail-Adresse fehlerhaft, der Gast wurde beim Versand nicht berücksichtigt oder die Nachricht liegt im Spam-Ordner.

Lösung: Prüfen Sie die E-Mail-Adresse und ob der Gast beim Versand berücksichtigt wurde. Bitten Sie den Gast, auch den Spam-Ordner zu prüfen, bevor Sie die Einladung erneut versenden.

Tipps

Prüfen Sie Ihre Liste vor dem Versand auf doppelte Einträge, um Mehrfacheinladungen zu vermeiden.
Nennen Sie in der Einladung ein klares Rückmeldedatum, damit Sie Ihre Planung rechtzeitig abschliessen können.

Häufige Fragen

Kann ich eine bestehende Gästeliste übernehmen?

Ja. Das Gästemanagement unterstützt den Import von Gästelisten. Welche Anforderungen Ihre Datei erfüllen muss, prüfen Sie direkt beim Import.

Was bedeutet RSVP?

RSVP steht für «Répondez s’il vous plaît» und bedeutet «Bitte antworten». Im Gästemanagement geht es dabei um die Zu- oder Absage zur Einladung.

Wo sehe ich, wer zu- oder abgesagt hat?

Prüfen Sie die Zu- und Absagen im Gästemanagement des jeweiligen Events.